Huisregels en reglement camera toezicht

HUISREGELS

ACCOMMODATIE

Het is het Lid niet toegestaan aanduiding borden op de deuren of elders te bevestigen tenzij hiervoor schriftelijk toestemming van PriOffice is verkregen.
Het Lid dient alle door hem gebruikte onderdelen van de PriOffice locatie, de uitrusting en het interieur goed te behandelen. Het is het Lid niet toegestaan enig onderdeel daarvan te veranderen.
Sleutels en beveiliging: Eventuele (electronische)sleutels en toegangspasjes die PriOffice aan het Lid in gebruik geeft, blijven te allen tijde de eigendom van PriOffice. Het is het Lid niet toegestaan zonder toestemming van PriOffice kopieën van de sleutels en/of toegangspasjes te maken of deze door derden te laten gebruiken. Een eventueel verlies dient onmiddellijk bij PriOffice te worden gemeld, waarbij het Lid een redelijke vergoeding is verschuldigd voor het vervangen van sleutels, pasjes en, indien nodig, Deze regel strekt tot verbetering van het beveiligingsniveau van de PriOffice locatie. Voor het afgeven van sleutels/toegangsmiddelen kan een borg worden gevraagd.
Openingstijden kunnen per PriOffice locatie verschillen. Indien het Lid buiten de reguliere kantoortijden gebruik wilt maken van een PriOffice locatie dient dit separaat te worden aangevraagd. Toestemming hiervoor is pas verleend wanneer PriOffice dit schriftelijk heeft bevestigd. Indien het Lid buiten de reguliere openingstijden het pand verlaat of probeert te verlaten kan een toeslag worden doorberekend. In het geval van een bedrijfsverzamelpand waarin PriOffice is gevestigd centraal is afgesloten en het Lid buiten de reguliere openingstijden raakt opgesloten en een medewerker van PriOffice dient te komen om het Lid naar buiten te laten worden de kosten hiervoor doorberekend met een minimum van 75 euro.
Het Lid is bij diens vertrek verantwoordelijk voor het afsluiten van de deuren (met de EVVA airkey app de slot in de nachtschoot te plaatsen), het dimmen van de verlichting en het terug zetten van de verwarming naar de nachtstand (15 graden). Dit is goed beheer zoals wij verwachten dat iemand dit in zijn eigen woning ook zou doen. Wanneer blijkt dat verlichting aan is blijven staan, de deur niet is afgesloten en/of de verwarming aan is blijven staan, kunnen extra kosten in rekening gebracht worden.

GEBRUIK

Het is het Lid niet toegestaan eventuele gangdeuren, uitgangsdeuren of verbindingsdeuren tussen gangen tijdens of na kantooruren open te laten. Om veiligheidsredenen en indien het Lid zulks doet, ligt het risico daarvoor bij het Lid zelf. Het Lid dient tevens de alarmprocedures na te leven. Indien een alarmprocedure wordt genegeerd en hieruit kosten voortvloeien, worden deze kosten doorberekend aan het Lid. Het doel daarvan is de veiligheid van de personen en eigendommen binnen de PriOffice locatie te waarborgen. Gangen, zalen, liften en trappen dienen door het Lid vrij van obstakels te worden houden en slechts voor het naar binnen komen en buiten gaan te worden gebruikt. Het Lid mag gemeenschappelijke ruimtes slechts met de goedkeuring van PriOffice gebruiken en dient alle ruimtes te allen tijde netjes en aantrekkelijk te houden.
De werknemers en gasten van het Lid dienen zich zakelijk te gedragen. Het geluidsniveau dient op een zodanig niveau te worden gehouden dat andere Leden hierdoor niet worden gestoord of geïrriteerd, en het Lid dient tevens de aanwijzingen van PriOffice te volgen omtrent de beveiliging, sleutels, het parkeren en andere voor alle Leden geldende aangelegenheden.
Het is het Lid niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van PriOffice het kantoor/de kantoren of enige PriOffice locatie te gebruiken voor de opslag of exploitatie van een computer of enige andere bedrijfsmachines, reproductieapparatuur, hitteapparatuur, oven, radio- of stereoapparatuur of andere mechanische versterkingsapparatuur, al of niet met munten bediende verkoopautomaten, koelkast, boiler of koffiezetapparatuur. Het is het Lid evenmin toegestaan in een PriOffice locatie een een technisch bedrijf uit te oefenen, te koken, of in het gebouw waarvan de PriOffice locatie deel uitmaakt branders op olie, benzine of kerosine ten behoeve van de verwarming of verlichting te gebruiken of doen gebruiken. Het is verboden brandgevaarlijke of explosieve artikelen in de PriOffice locatie mee te nemen. Stankoverlast door gassen, geuren of vloeistoffen is eveneens verboden. (Vuur)wapens zijn verboden. De PriOffice locatie is uitsluitend bestemd voor gebruik als kantoorruimte.
De elektriciteitsvoorziening is uitsluitend bestemd voor normale verlichting, energie voor personal computers en kleine apparaten, tenzij PriOffice daartoe vooraf schriftelijk toestemming tot het tegendeel verleent tegen een kostenvergoeding voor rekening van het Lid. Indien het Lid een bijzondere installatie of bedrading voor elektriciteitsgebruik, telefoonapparatuur of anderszins verlangt, wordt dergelijke bedrading voor rekening van het Lid aangelegd door personeel dat PriOffice heeft aangewezen.
Het is het Lid niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van PriOffice bedrijfsactiviteiten in de zalen, de receptieruimte of enige andere ruimte dan de voor het Lid bestemde kantoorruimte uit te oefenen.
Het is het Lid niet toegestaan om andere dieren dan geleide dieren in het gebouw mee te nemen.
Het meenemen van bezoek (bijvoorbeeld familieleden of collega’s) is niet toegestaan tenzij dit voldoet aan de voorwaarden behorende bij het gebruik van de werkplek en/of vergaderruimte. Een flexplek is altijd voor één persoon en een flex-abonnement is persoonlijk en niet onderling uitwisselbaar.
Het is het Lid niet toegestaan de PriOffice locatie voor de productie of opslag van handelswaar te gebruiken, daarvan uitgezonderd incidentele opslag voor algemene kantoordoeleinden, wanneer dit schriftelijk door het Lid met PriOffice is overeengekomen. Het is het Lid niet toegestaan enig deel van de PriOffice locatie te gebruiken of te doen gebruiken voor de productie, verkoop, schenking of het gebruik van sterke drank, narcotica of tabak in enigerlei vorm.
Het is het Lid niet toegestaan extra sloten of grendels van enigerlei aard aan deuren of ramen van de PriOffice locatie te bevestigen of enige wijziging in bestaande sloten of mechanismen daarvan aan te brengen.
Colporteren, werven of venten zijn binnen het gehele gebrouw waarin de PriOffice locatie zich bevind is verboden; zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van PriOffice is het Lid niet toegestaan andere leden voor enige bedrijfsactiviteit of ander doel te benaderen.
Alle zaken die toebehoren aan het Lid of een werknemer, vertegenwoordiger of genodigde van het Lid zijn uitsluitend voor risico van een dergelijke persoon; PriOffice is niet aansprakelijk voor enige schade of diefstal of verduistering daarvan.
Na de eerste toegangsdeur is roken in alle gemeenschappelijke ruimtes, inclusief vergaderzalen en cursusruimtes, verboden. Roken is te allen tijde en in elke ruimte van de PriOffice locatie verboden, daaronder ook begrepen balkons, patios, dakterrassen ed.
Het is de klant of zijn functionarissen, directeuren, medewerkers, eigenaren, partners, agenten, vertegenwoordigers, leveranciers, klanten of bezoekers verboden om deel te nemen aan enige vorm van, fysiek of verbaal, overlast gevend, discriminerend of beledigend gedrag richting een medewerker van PriOffice, andere leden of bezoekers in een PriOffice locatie of in het gebouw of directe nabijheid daarvan waarin de PriOffice locatie zich bevind. Overtreding van deze regel is in strijd met uw overeenkomst en kan tot het zonder toelichting per direct schorsen van alle services leiden.
Verplaatsen: als het Lid wenst te verplaatsen binnen het netwerk van PriOffice, dan zal PriOffice haar uiterste best doen om de verplaatsing mogelijk te maken (afhankelijk van beschikbaarheid). De bevoegdheid tot wijziging van de voorwaarden van de overeenkomst, inclusief maar niet beperkt tot kantoor type, prijs en voorwaarden liggen bij PriOffice. De verhuiskosten zijn voor verantwoordelijkheid van het Lid en worden niet vergoed door PriOffice.
Geld Terug Garantie : Indien, na verhuizing, het Lid niet tevreden is over het kantoor of werkplek, en er zijn geen alternatieve opties beschikbaar in betreffende PriOffice locatie of enig andere PriOffice locatie , in dat geval zal PriOffice de Lidmaatschapsovereenkomst en het abonnement annuleren en de initiële betaling retourneren, zolang (i) het Lid binnen 7 dagen vanaf start datum van de overeenkomst schriftelijk kennis heeft gegeven aan de locatie manager en (ii) PriOffice een aanvullende periode van 7 dagen heeft vanaf schriftelijke kennisgeving voor het vinden van een wederzijds acceptabele alternatieve regeling. Dit is alleen toepasbaar op het initiële lidmaatschap van nieuwe klanten en niet op verlengingen, transfers of uitbreidingen naar additionele locaties. Elke toekenning onder de Geld Terug Garantie is uiteindelijk en alleen de bevoegdheid van PriOffice.

DIENSTEN EN VERPLICHTINGEN

Het is het Lid niet toegestaan iets aan de ramen, muren of enig ander deel van het kantoor of de PriOffice locatie te bevestigen of wijzigingen of toevoegingen aan te brengen binnen het kantoor of de PriOffice locatie zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van PriOffice.
Het is het Lid niet toegestaan meubilair in het kantoor of de PriOffice locatie te verplaatsen.
Het lid kan met PriOffice een bijzondere regeling bespreken voor het gebruik van de voorzieningen ter plaatse van de PriOffice locatie buiten de gebruikelijke openingstijden van de PriOffice locatie of buiten de gebruikelijke werkdagen. Voor dergelijke bijzondere regelingen kan een bijkomende vergoeding Dit kan worden besproken bij het afspreken van de regeling.
Alle diensten waarvoor een gebruiksafhankelijke vergoeding geldt worden verleend onder voorbehoud dat het personeel van de PriOffice locatie ten tijde van het verzoek om dienstverlening beschikbaar is. PriOffice zal ernaar streven een verzoek om dienstverlening zo spoedig mogelijk in behandeling te nemen en het Lid de extra dienst te verlenen, maar PriOffice is niet verantwoordelijk voor een eventuele vertraging.
Indien PriOffice naar haar oordeel besluit dat een verzoek om diensten waarvoor een gebruiksafhankelijke vergoeding geldt buitensporig is, behoudt PriOffice zich het recht voor een bijkomende vergoeding tegen haar gebruikelijke gepubliceerde tarieven in rekening te brengen voor de tijd die nodig is om de dienst te voltooien. Dit wordt tussen PriOffice en het Lid besproken en overeengekomen bij het indienen van het verzoek door het Lid.
De diensten zijn gedurende de normale openingstijden beschikbaar. De toegang tot internet zijn ook buiten openingstijden en in het weekeinde beschikbaar.
Bedrijfsnaam verandering; wanneer er behoefte ontstaat om uw bedrijfsnaam aan te passen, dan dient u dit middels een schrijven, geadresseerd aan PriOffice, kenbaar te maken.
N.B. deze verzoeken zullen worden doorgevoerd na 30 dagen na aanvang van de eerstvolgende kalendermaand. Voor facturen gemaakt voor deze betreffende datum zal de huidige tenaamstelling worden gebruikt. Dit kan niet gewijzigd worden.

IT- EN TECHNOLOGIEBELEID

Inleiding
Dit beleid maakt deel uit van PriOffice Internet verbinding en is van toepassing wanneer de klant gebruik wenst te maken van de telecommunicatie- en internetverbindingsdiensten en -apparatuur van PriOffice.

PriOffice wordt beschouwd als een Downstream Service Provider (DSP), wat betekent dat PriOffice een gepersonaliseerde verbinding met internet aanbiedt die wordt beheerd en beveiligd via een firewall.

- - De internetservice van PriOffice biedt de klant internetverbinding voor normale zakelijke activiteiten, zoals webbrowsing, het verzenden en ontvangen van elektronische communicatie, toegang tot zakelijke toepassingen,
  - De internetservice van PriOffice is gebaseerd op een symmetrische huurlijnverbinding of vergelijkbare technologie die met andere klanten van PriOffice binnen hetzelfde kantoorgebouw van PriOffice wordt
  - De service biedt de klant de volgende mogelijkheden:
    - Gebruik van openbaar IP-adres
    - Gebruik van “site-naar-site” VPN-verbindingen

PriOffice internet- en telecommunicatiebeleid

1. PriOffice bevestigt dat deze de inhoud van informatie die via telecommunicatielijnen of apparatuur van PriOffice wordt verzonden, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, internettoegang, telefoon, faxlijnen en gegevenslijnen (“telecommunicatielijnen”), niet controleert. PriOffice bevestigt ook dat deze alleen de doorgifte van de internettransmissies van het Lid verzorgt, zoals een telefoonaanbieder, en dat PriOffice geen aansprakelijkheid aanvaardt voor de inhoud van de transmissies door het Lid.
2. De internetservice van PriOffice mag alleen voor wettige doeleinden worden ingezet en mag niet worden gebruikt voor criminele doeleinden, overtredingen van lokale, federale of internationale wetten en regels of andere regelgeving van de overheid. Zulke overtredingen omvatten zonder beperking diefstal of inbreuk op auteursrechten, handelsmerken, handelsgeheimen of andere soorten intellectueel eigendom; fraude; vervalsing; diefstal of verduistering van geld, creditcards of persoonlijke informatie; schending van exportwetten en -regels; laster of smaad; bedreigingen met fysiek geweld of intimidatie; of gedrag dat een strafbaar feit oplevert of aanleiding geeft tot civiele aansprakelijkheid. De klant is verantwoordelijk voor de implementatie van de basisbeveiliging en virusbescherming van de systemen van de klant om te voorkomen dat deze door anderen worden gebruikt op een wijze die inbreuk maakt op de serviceovereenkomst. De klant is verantwoordelijk voor het nemen van correctieve maatregelen op kwetsbare of getroffen systemen om blijvend misbruik te voorkomen.
3. Internettoegang van PriOffice – op basis van toegang per PriOffice geeft het Lid toegang tot de internetservice op basis van toegang per Lid. Als het Lid het aantal gebruikers verhoogt met behulp van een proxyserver of op een andere wijze verhoogt, stemt het Lid ermee in PriOffice het tarief te betalen voor iedere gebruiker die rechtstreeks of via een proxyserver gebruikmaakt van internet.
4. Ongeautoriseerde In geen geval mag de klant zijn geautoriseerde toegangspunten tot de telecommunicatie-/datalijnen uitbreiden door het aftakken van draden of op enige andere wijze, met inbegrip van draadloze toestellen. Als de klant inbreuk maakt op paragraaf c) Internettoegang van PriOffice – op basis van toegang per Lid, hierboven, of op deze paragraaf, kan PriOffice de toegang van de klant tot de telecommunicatie-/datalijnen afsluiten drie (3) werkdagen nadat de klant hiervan schriftelijk op de hoogte is gesteld. Het Lid zal alle kosten betalen die PriOffice in rekening brengt voor ongeautoriseerd gebruik van telecommunicatie-/datalijnen na facturering door PriOffice. PriOffice is niet verplicht de klant opnieuw aan te sluiten op de telecommunicatie-/datalijnen zolang deze kosten niet volledig zijn betaald en de klant de niet-geautoriseerde toegang niet heeft beëindigd.
5. Schendingen van Het is het Lid niet toegestaan om inbreuk te maken op de systeem- of netwerkbeveiliging. De internetservice van PriOffice mag niet worden gebruikt voor pogingen – geslaagd of niet geslaagd – om inbreuk te maken op de beveiliging van een netwerk, dienst of ander systeem. Tot voorbeelden van verboden activiteiten behoren, zonder beperking, ongeautoriseerd hacken, inbreken en gebruiken van systemen; poorten scannen; DOS-aanvallen uitvoeren; virussen of andere schadelijke software verspreiden. PriOffice behoudt zich het recht voor om de internettoegang af te sluiten na melding door een erkende internetinstantie of ISP met betrekking tot dergelijk misbruik. PriOffice mag de apparatuur van het Lid loskoppelen en diensten ontzeggen als PriOffice van mening is dat de hardware of software van de klant ongeschikt is, of is geworden, voor verbinding met het netwerk van PriOffice. Het Lid is verantwoordelijk voor de eigen antivirusbescherming op de systemen en hardware van het Lid.
6. Internetservices van PriOffice zijn alleen beschikbaar op locaties van PriOffice en verbindingen met het netwerk van PriOffice zijn alleen toegestaan op die locaties of via door PriOffice aangeboden De klant mag geen koppelingen maken tussen het netwerk van PriOffice en andere netwerken of telecommunicatiediensten zonder toestemming van PriOffice.
7. Aanpassingen van dit beleid. PriOffice kan dit beleid op elk moment aanpassen, met of zonder kennisgeving.
8. Speciale vereisten:
  - Het Lid kan geen gebruik maken van eigen draadloze toegangspunten.
  - De volgende poorten worden door de firewall van PriOffice geblokkeerd voor uitgaand verkeer: H323, Napster_8888, Nbdatagram, Nbname, RealPlayer-grp, TCP-135, TCP-139, TCP-1433, TCP-1434, UDP-1434.
  - Videoconferentiediensten zijn niet op het datanetwerk van PriOffice toegestaan zonder schriftelijke toestemming van de locatie manager. Als toestemming wordt verleend, dient de klant gebruikt te maken van gereserveerde bandbreedte voor ondersteuning van de oplossing.
  - Indien noodzakelijk die het Lid voor uitgaande e-mail zelf een overeenkomst af te sluiten met een serviceprovidor.
9. VRIJWARING VAN AANSPRAKELIJKHEID VOOR PRODUCTEN VAN DERDEN. Als onderdeel van haar dienstverlening aan de klant kan de internettoegang van PriOffice, en hardware en software van derden aanbieden (“diensten van derden”). PRIOFFICE WIJST ALLE AANSPRAKELIJKHEID VOOR DERGELIJKE DIENSTEN VAN DERDEN AF, MET INBEGRIP VAN ALLE UITDRUKKELIJKE OF GEÏMPLICEERDE SCHRIFTELIJKE OF MONDELINGE GARANTIES. HET LID BEVESTIGT DAT PRIOFFICE GEEN TOEZEGGINGEN HEEFT GEDAAN MET BETREKKING TOT DE GESCHIKTHEID VAN DE DIENSTEN VAN DERDEN VOOR HET BEOOGDE DOEL VAN HET LID.
10. VRIJWARING VAN AANSPRAKELIJKHEID VOOR APPARATUUR VAN HET LID. ALLE APPARATUUR VAN HET LID DIE IN DE TELECOMMUNICATIERUIMTE VAN PRIOFFICE IS GEPLAATST, STAAT DAAR OP EIGEN RISICO VAN HET LID. PRIOFFICE WIJST ALLE AANSPRAKELIJKHEID VOOR DERGELIJKE APPARATUUR AF EN IS NIET AANSPRAKELIJK VOOR VERLIES VAN OF SCHADE AAN DERGELIJKE APPARATUUR.
11. VRIJWARING VAN INDIRECTE SCHADE DOOR VERLIES VAN SERVICE. PriOffice biedt voor haar internetservices geen service level agreement aan het Lid aan met betrekking tot levering of verlies van de service. PriOffice is niet aansprakelijk voor indirecte schade, inclusief winstderving, die voortvloeit uit of het gevolg is van het verlies van de service of aantasting van de verbinding/internettoegang met de serviceovereenkomst, zelfs indien de andere partij in kennis is gesteld van de mogelijkheid van dergelijke Het voorgaande is van toepassing, voor zover toegestaan door de wet, ongeacht nalatigheid of een andere fout van een van beide partijen.
12. VRIJWARING VAN INDIRECTE SCHADE. PriOffice is niet aansprakelijk voor enige indirecte schade, inclusief winstderving, die voortvloeit uit of het gevolg is van de serviceovereenkomst, zelfs indien de andere partij in kennis is gesteld van de mogelijkheid van dergelijke Het voorgaande is van toepassing, voor zover toegestaan door de wet, ongeacht nalatigheid of een andere fout van een van beide partijen.

REGLEMENT CAMERATOEZICHT PRIOFFICE LOCATIES

Dit reglement geeft een beschrijving van taken, verantwoordelijkheden en procedures over het cameratoezicht in de panden van PriOffice, met het oog op een zorgvuldig gebruik van het camerasysteem en de bescherming van de privacy.

Met behulp van camera’s kan permanent worden gefilmd. De beeldinformatie wordt, onder andere gestuurd door bewegingsdetectie, digitaal vastgelegd. Het digitaal vastleggen van beeldinformatie is een verwerking van persoonsgegevens in de zin van de AVG. Daar waar cameratoezicht binnen de panden van PriOffice plaatsvindt, wordt dit conform de toepasselijke regelgeving aangegeven.

Artikel 1. Doel van het cameratoezicht

Het cameratoezicht vindt uitsluitend plaats voor:

1. 1. de bescherming van de veiligheid en gezondheid van een of meer natuurlijke personen
  2. de beveiliging van de toegang tot gebouwen
  3. de bewaking van zaken die zich in gebouwen bevinden
  4. het vastleggen van incidenten
  5. het reguleren van verkeersstromen voor bezoekers, medewerkers en leden van PriOffice.

Artikel 2. Begripsbepaling

1. 1. camerasysteem: het geheel van camera’s, monitoren, opnameapparatuur, verbindingskasten, glasvezelverbindingen en bevestigingen;
  2. video-observatieruimte: de ruimte waarin de beelden live bekeken kunnen worden en waarin de opnameapparatuur is ondergebracht;
  3. beeldinformatie: de door het camerasysteem verkregen en geregistreerde filmbeelden. Beeldinformatie is onderdeel van het begrip verwerken van persoonsgegevens in de zin van de wet.
  4. verantwoordelijke: houder van het camerasysteem, zijnde de PriOffice.
  5. PriOffice: PriOffice B.V.
  6. beheer: de zorg voor de continuïteit van het cameratoezicht;
  7. beheerder: de door PriOffice BV, aangewezen medewerker van PriOffice die is belast met het beheer van het camerasysteem;
  8. operationeel beheer: de zorg voor de bediening van het camerasysteem;
  9. technisch beheer: de zorg voor het technisch functioneren van het camerasysteem;
  10. technisch beheerder: de door de beheerder aangewezen medewerker die is belast met het technisch beheer en of de externe firma die in opdracht van de beheerder het technisch beheer uitvoert;
  11. operationeel beheerder: de door de beheerder aangewezen medewerker die is belast met het operationeel beheer;
  12. incident: een waargenomen gedraging, verstoring, ongeval of andere gebeurtenis die orde, eigendom, veiligheid of gezondheid bedreigt.

Artikel 3. Taken en verantwoordelijkheden

1. 1. Het cameratoezicht geschiedt onder verantwoordelijkheid van PriOffice, de houder van het camerasysteem. Beelden kunnen desgewenst ter beschikking worden geteld ten behoeve van gelieerde bedrijven zoals PriGroup B.V. en/of bedrijven onderdeel van de PriGroup.
  2. Het beheer en de uitvoerende taken rond het cameratoezicht worden opgedragen aan de beheerder.
  3. Het technisch beheer van het cameratoezicht gebeurt door de technisch beheerder onder verantwoordelijkheid van de beheerder.
  4. Het operationeel beheer van het cameratoezicht gebeurt door de operationeel beheerder, onder verantwoordelijkheid van de beheerder.
  5. De operationeel beheerder meldt een incident bij de geëigende instanties (politie, brandweer, spoedeisende medische hulpverlening (ambulance) en/of BHV) en bij de beheerder.

Artikel 4. De video-observatieruimte

1. 1. Indien van toepassing is de video-observatieruimte is gevestigd in de bedrijfsgebouwen van PriOffice waar cameratoezicht wordt toegepast. Voor locaties waarin IP ring camera’s zijn geplaatst worden beelden opgeslagen in de cloud.
  2. Voor het bewaren van opgenomen beelden en het bekijken van opgeslagen beelden zijn ruimtes beschikbaar die zijn beveiligd tegen inbraak en vandalisme.
  3. De in 4.2. genoemde ruimtes zijn uitsluitend toegankelijk met toestemming van de beheerder.
  4. Opsporingsambtenaren wordt toegang verleend tot de in punt 4.2 genoemde ruimtes uitsluitend volgens de procedure neergelegd in artikel 8 en uitsluitend voor de uitoefening van hun wettelijke taken.

Artikel 5. Bediening van het camerasysteem

1. 1. Bevoegd tot het bedienen van het camerasysteem en/of het bekijken van beelden zijn:
    - degenen, die belast zijn met of leiding geven aan het cameratoezicht of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken, waaronder in ieder geval: de technisch beheerders, de operationeel beheerders, de beheerder;
    - de verantwoordelijke
    - derden (leverancier en onderhoudsfirma van het systeem), indien dat functioneel noodzakelijk is en uitsluitend met toestemming van de beheerder.
    - Overheidsambtenaren en of politieambtenaren, voor zover dit noodzakelijk is voor de goede vervulling van hun publiekrechtelijke taak.
  2. Gedurende de openingstijden kunnen de beelden van de camera’s in locatie worden uitgekeken door de beheerder.
  3. In geval van een incident doet de operationeel beheerder de melding bij de geëigende instanties (politie, brandweer, spoedeisende medische hulpverlening (ambulance) en/of BHV) en bij de beheerder.
  4. Onder het bedienen van de apparatuur wordt ook begrepen het terugkijken van digitale opnamen en het vastleggen van beeldinformatie op harddisk, CD/DVD-ROM of een andere wijze van datatransport;
  5. Personen die beroepshalve beelden live bekijken en/of het camerasysteem bedienen legitimeren zich vooraf ten overstaan van de (operationeel) beheerder.

Artikel 6. Verslaglegging en rapportage

1. 1. De operationeel beheerder houdt van het gebruik van het camerasysteem een logboek bij.
  2. Het logboek is vertrouwelijk.
  3. In het logboek wordt vermeld: naam van de dienstdoende operationeel beheerder, datum, tijd en bijzonderheden, zoals: storingen, incidenten, meldingen, vordering van beeldinformatie etc.
  4. De operationeel beheerder bergt het logboek na gebruik op in een af te sluiten kast.
  5. Ieder kwartaal brengt de operationeel beheerder aan de Directeur Facilitair Bedrijf een rapportage uit over de bevindingen, over het gebruik van het logboek, de bevindingen met de registratie en het raadplegen van het materiaal.
  6. De technisch beheerder meldt de technische bijzonderheden aan de beheerder.
  7. De beheerder legt verantwoording af aan de Directeur van PriOffice BV.

Artikel 7. Integriteit, privacy en rechten van de geregistreerde

1. 1. De opgeslagen beeldinformatie wordt uitsluitend gebruikt voor de in artikel 1 genoemde doelstellingen van het cameratoezicht.
  2. Het cameratoezicht wordt kenbaar gemaakt door middel van borden bij de ingangen van de PriOffice locaties.
  3. De beeldinformatie wordt maximaal zeven dagen bewaard waarna deze wordt gewist. In het geval van de Ring camera worden de beelden 30 dagen in de cloud bewaard.
  4. In geval van een incident of bij indiening van een verzoek om inzage wordt de relevante opgenomen beeldinformatie bewaard zolang dat nodig is voor een deugdelijke afwikkeling van het incident of het verzoek.
  5. Uitsluitend krachtens dit reglement bevoegde personen hebben toegang tot het camerasysteem.
  6. Het camerasysteem is elektronisch beveiligd tegen onbevoegd gebruik.
  7. De onder 5.1 genoemde functionarissen gaan vertrouwelijk en zorgvuldig om met de informatie die zij verkrijgen via het cameratoezicht, in het bijzonder met het oog op de bescherming van de privacy van derden.

Artikel 8. Uitgifte van beeldinformatie aan ambtenaren van de politie of justitie

1. 1. Beeldinformatie wordt op last van de politie of de officier van justitie uitsluitend verstrekt indien hiervoor een wettelijke grondslag bestaat.
  2. De beeldinformatie wordt op USB-stick of andere digitale wijze verstrekt.
  3. De politiefunctionaris of de officier legitimeert zich vooraf ten overstaan van de beheerder, en bij diens afwezigheid, ten overstaan van de operationeel beheerder en toont diens bevoegdheid tot het opvragen van informatie aan.
  4. De USB-stick of andere digitale vorm waarop beeldinformatie wordt opgeslagen wordt gemerkt en geregistreerd door de (operationeel) beheerder. De beheerder bewaart een kopie van de verstrekte beeldinformatie.
  5. De politiefunctionaris dan wel de officier van justitie tekent voor ontvangst.

Artikel 9. Inzagerecht beeldinformatie van derden

1. 1. Diegene die geregistreerd is op de beelden heeft altijd het inzagerecht en het recht tot verwijdering. Het recht tot verwijdering geldt alleen indien uitsluitend de belanghebbende op de beelden staat.
  2. Verzoeken tot inzage kunnen binnen zeven dagen nadat beeldinformatie is vastgelegd schriftelijk worden ingediend bij PriOffice.
  3. Een verzoeker dient zich, ter vaststelling van zijn identiteit, te legitimeren met een wettelijk toegelaten legitimatiebewijs ten overstaan van de beheerder of de operationeel beheerder.
  4. De verzoeker ontvangt omgaand bericht terwijl de beeldinformatie hangende de behandeling van het verzoek wordt bewaard.
  5. PriOffice maakt verzoeker zo spoedig mogelijk na ontvangst van het verzoek zijn besluit schriftelijk bekend.
  6. Personen die op grond van dit artikel inzage in beeldinformatie krijgen tekenen een inzage verklaring.

Artikel 10. Klachten

1. 1. Klachten over de toepassing van het camerasysteem, over het gedrag van de bij het cameratoezicht betrokken medewerkers alsmede verzoeken op basis van de overige rechten toegekend aan betrokkenen op grond van de AVG kunnen binnen een week na vastlegging van de relevante beeldinformatie, schriftelijk worden ingediend bij PriOffice. Klagers en verzoekers dienen rekening te houden met de bewaartermijn van de beeldinformatie. Alleen indien binnen de bewaartermijn een verzoek hiertoe wordt ingediend wordt de relevante vastgelegde beeldinformatie bewaard voor de behandeling van de klacht of het verzoek.
  2. Behandeling van klachten of verzoeken gebeurt zoals is beschreven in artikel 9.

Artikel 11. Aanmelding van het cameratoezicht bij het CBP

Indien hiertoe een wettelijke verplichting bestaat meldt PriOffice deze verwerking van persoonsgegevens aan bij het College Bescherming Persoonsgegevens in verband met de digitale opslag van beeldinformatie en de bewaarduur.

Artikel 12. Slotbepalingen

Dit reglement treedt in de plaats van alle voorgaande reglementen betreffende cameratoezicht en kan worden aangehaald als “Reglement Cameratoezicht PriOffice Locaties”. Het is vastgesteld op 22 september 2017.