PriServices – Gezamenlijk Privacy Beleid

Inhoud

Algemeen
– PriServices BV
– Toepasselijkheid

Over de gegevensverwerking
– Algemeen
– – Nieuwsbrief
– – Het contactformulier
– – Beveiliging
– – Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek
– – Verwijdering van gegevens

– PriCompliance
– PriPost
– PriOffice
– PriParcel
– PriTelecom

Uw rechten
– Inzagerecht
– Rectificatierecht
– Recht op beperking van de verwerking
– Recht op overdraagbaarheid
– Recht op gegevenswissing / vergetelheid
– Recht van bezwaar en overige rechten

Wijzigingen in de privacyverklaring

Contactgegevens

Algemeen

PriServices BV hecht veel belang aan uw privacy. Wij streven ernaar een dienstverlening van hoge kwaliteit te leveren, waarbij betrouwbaarheid één van de belangrijkste prioriteiten is. Bij het ontwerpen van onze diensten en producten is veel aandacht besteed aan privacymaatregelen en dataminimalisatie.

PriServices BV

Deze privacyverklaring is van toepassing op PriServices BV en op alle aangesloten PRI-diensten en hun handelsnamen.

De aangesloten ondernemingen van PriServices BV zijn conform de AVG gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. De (administratieve) verwerking van uw persoonsgegevens vindt plaats in het PriPortal (www.priportal.eu). De persoonsgegevens worden opgeslagen bij onze Europese hostingprovider. Met hen hebben wij een verwerkersovereenkomst waarin is afgesproken de veiligheid van persoonsgegevens te garanderen. Wij hebben bepaalde eisen gesteld aan de veiligheid waar ze aan voldoen. Door de gezamenlijke administratieve verwerking van de persoonsgegevens in het PriPortal vindt onderlinge gegevensuitwisseling plaats tussen de aangesloten ondernemingen van PriServices BV.

PriServices BV en haar gelieerde bedrijven en diensten delen op geen enkele wijze gegevens met derden dan beschreven in dit Gezamenlijk Privacybeleid. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk dat wij persoons- en/of adresgegevens van een Accounthouder delen met iemand die hier telefonisch, schriftelijk of digitaal om vraagt. Uw persoonlijke gegevens zijn alleen zichtbaar voor gescreende medewerkers verbonden aan PriServices BV. Een uitzondering hierop is wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Toepasselijkheid

Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van de websites en de dienstverlening van de bedrijven binnen PriServices BV (waaronder het PriPortal). De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is 25-05-2018, met het verschijnen van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies. In deze privacyverklaring wordt beschreven welke gegevens over u door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden worden gedeeld.

Ook leggen wij u uit hoe wij uw gegevens opslaan, hoe wij uw gegevens beschermen tegen misbruik en welke rechten u heeft met betrekking tot de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt. Indien u vragen heeft over onze privacyverklaring kunt u contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken, de contactgegevens vindt u aan het einde van de privacyverklaring.

Over de gegevensverwerking

Om de dienst aan de klanten te kunnen leveren, verwerken wij verschillende persoonsgegevens. Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het uitvoeren van de dienst en vervolgens voor de wet- en regelgeving die op de dienst van toepassing is.

Algemeen

Een aantal processen zijn uniform voor alle aangesloten ondernemingen van PriServices BV. Deze worden hieronder beschreven. Verderop in deze privacyverklaring wordt meer uitgelegd over de specifieke verwerkingen van de afzonderlijke bedrijven. Vervolgens vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die worden verwerkt, door welk bedrijf, voor welk doel en met wie deze worden gedeeld.

Nieuwsbrief

De nieuwsbrieven worden verzonden via Active Campain en/of Mailjet. Hiervoor gebruiken wij de naam en het e-mailadres die bij u als Accounthouder bekend zijn. U kunt zich op elk moment afmelden voor de nieuwsbrief. Dit kunt u doen door onderaan de e-mails op ‘uitschrijven’ of ‘uitloggen’ te klikken.

Ook is het mogelijk om je als niet-klant te abonneren op de nieuwsbrief, bijvoorbeeld wanneer je gebruik wilt maken van een korting of wanneer je op de hoogte wilt blijven. Ook dan is het op ieder moment mogelijk om je af te melden door onderaan de e-mails op ‘uitschrijven’ of ‘uitloggen’ te klikken. Als niet-klant worden uw gegevens voor niets anders gebruikt dan voor de nieuwsbrief.

Het contactformulier

Als u gebruik maakt van het contactformulier op één van de websites, worden de ingevulde gegevens uitsluitend gebruikt om de vraag te beantwoorden en contact met u op te nemen. Ze worden niet langer bewaard.

Beveiliging

PriServices BV en aan haar gelieerde bedrijven en diensten besteden vanwege de aard van de dienstverlening en het vertrouwen dat zij in hun dienstverlening moeten kunnen stellen grote zorg aan de technische en organisatorische vormen van beveiliging van uw gegevens. Zo zijn er goede, transparante afspraken gemaakt met de partijen die toegang hebben tot gegevens op het gebied van vertrouwelijkheid, bewaartermijn en samenwerking. Daarnaast worden de gegevens versleuteld opgeslagen en zijn er diverse beleidsdocumenten voor medewerkers om de veiligheid van de informatie te garanderen.

Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek

In voorkomende gevallen kan PriServices BV of aan haar gelieerde ondernemingen op grond van een wettelijke verplichting gehouden zijn uw gegevens te delen in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van de overheid. In een dergelijk geval zijn wij genoodzaakt uw gegevens te delen. Wij zullen u hiervan op de hoogte stellen, binnen de mogelijkheden die de wet ons biedt.

Verwijdering van gegevens

Als Accounthouder kunt u verzoeken om verwijdering van uw account. Op het moment van verwijdering worden alle persoonsgegevens verwijderd, tenzij er een wettelijke bepaling bestaat die dit verbiedt (WWFT en fiscale bewaarplicht).

PriCompliance

Zoals vermeld biedt PriServices BV en aan haar gelieerde bedrijven diverse diensten aan waarbij er een wettelijke verplichting bestaat om de identiteit van haar klanten te verifiëren. Voor PriServices BV en aan haar geieerde ondernemingen en diensten wordt dit verzorgd door de dienst PriCompliance en Trusted Verifications. Dit gebeurt onder meer aan de hand van een kopie van uw identiteitsbewijs, die door een derde wordt gecontroleerd op echtheid (gestolen, vermist, ongeldig, ingetrokken etc.). Hiervoor worden gegevens gekopieerd en opgeslagen. Met de derde partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten om de veiligheid van de persoonsgegevens te garanderen.

De benodigde gegevens:

Soort document
Volledige namen
Geboortedatum
Datum van afgifte
Geldigheidsdatum
Uitgevende instantie
Documentnummer
Nationaliteit

De WWFT verplicht PriPost de volgende gegevens tot 5 jaar na beëindiging van de dienst te bewaren:

Volledige namen
Adres en woonplaats
Bedrijfsgegevens
Uittreksel KvK
UBO verklaring
Soort document
Geboortedatum
Datum van afgifte
Geldigheidsdatum
Uitgevende instantie
Documentnummer
Nationaliteit

Hierna is er geen reden meer om deze gegevens te bewaren en zullen derhalve worden verwijderd, tenzij deze nodig zijn voor andere diensten van PriServices BV.

PriPost

De volgende verwerking is van toepassing wanneer u dienstverlening afneemt van PriPost.

NAW Gegevens

Hieronder wordt verstaan:

Naam- en adresgegevens
E-mailadres(sen)
Telefoonnummer(s)
IP-adres

Bij een bedrijfsaanvraag eveneens:

Bedrijfsgegevens
Uittreksel KvK
UBO verklaring

Voor zover dit nog niet is gebeurd door lid te worden van een andere dienst van een van de aangesloten ondernemingen van PriServices BV, hebben wij deze gegevens nodig voor de identificatie van en communicatie met de Accounthouder en voor de verwerking van post. Daarnaast verleent PriPost domicilie aan haar klanten in overeenstemming met de bepalingen van de WWFT. Om te voldoen aan de wettelijke controleplicht heeft PriPost in het geval van een aanvraag van een niet-natuurlijk persoon een verklaring van de Kamer van Koophandel en een UBO (Ultimate Beneficial Owner) nodig om te beoordelen of wij als PriPost zaken mogen doen met deze rekeninghouder. Voor toegang tot het online klantenportaal wordt om veiligheidsredenen het IP-adres toegevoegd aan een whitelist.

PriPost is niet verantwoordelijk voor persoonsgegevens die in de post van de Accounthouder voorkomen. PriPost verwerkt immers de post en niet de (persoons)gegevens die eventueel in deze mail vermeld staan. Deze verwerking valt dan ook niet onder de definitie van “Verwerking” zoals beschreven in de AVG.

Er kunnen zich echter gevallen voordoen waarbij PriPost de verwerker is van de persoonsgegevens die vermeld staan in de mail van de Accounthouder. Dit is het geval wanneer de Accounthouder kiest voor de scanservice, waarbij persoonsgegevens in een PDF kunnen worden opgeslagen. Ook deze manier van bewaren valt onder de definitie van verwerking volgens de AVG. PriPost haalt echter op geen enkele wijze gegevens uit de scans van de Accounthouder anders dan datgene dat noodzakelijk is voor de sortering van de post.

De Accounthouder bepaalt dus hoe zijn post wordt verwerkt en kan dit ook wijzigen. Het is daarom niet mogelijk voor PriPost om met iedere klant die voor de scandienst kiest een individuele Verwerkersovereenkomst te sluiten. Om die reden is in de Algemene Voorwaarden een clausule opgenomen waarin wordt beschreven dat wanneer de Accounthouder kiest voor de scandienst, de Algemene Verwerkersovereenkomst automatisch in werking treedt.

De Algemene Verwerkersovereenkomst kunt u vinden via de volgende link:
https://www.pripost.eu/download/algemene-verwerkersovereenkomst-PriPost.pdf

PriOffice

De volgende verwerking is van toepassing wanneer u dienstverlening afneemt van PriOffice.

NAW Gegevens

Hieronder wordt verstaan:

Naam- en adresgegevens
E-mailadres(sen)
Telefoonnummer(s)
IP-adres

Bij een bedrijfsaanvraag eveneens:

Bedrijfsgegevens
Uittreksel KvK
UBO verklaring

Voor zover dit nog niet is gebeurd door lid te worden van een andere dienst van een van de aangesloten ondernemingen van PriServices BV, hebben wij deze gegevens nodig voor de identificatie van en communicatie met de Accounthouder en voor de verwerking van post. Daarnaast verleent PriOffce domicilie aan haar klanten in overeenstemming met de bepalingen van de AML/CTF Wet. Om te voldoen aan de wettelijke controleplicht heeft PriOffce in het geval van een aanvraag van een niet-natuurlijk persoon een verklaring van de Kamer van Koophandel en een UBO (Ultimate Beneficial Owner) nodig om te beoordelen of wij als PriOffice zaken mogen doen met deze rekeninghouder. Voor toegang tot het online klantenportaal wordt om veiligheidsredenen het IP-adres toegevoegd aan een whitelist.

PriParcel

De volgende verwerking is van toepassing wanneer u dienstverlening afneemt van PriParcel.

NAW Gegevens

Hieronder wordt verstaan:

Naam- en adresgegevens
E-mailadres(sen)
Telefoonnummer(s)
IP-adres

Bij een bedrijfsaanvraag in sommige gevallen eveneens:

Bedrijfsgegevens
Uittreksel KvK

PriTelecom

De volgende verwerking is van toepassing wanneer u dienstverlening afneemt van PriOffice.

NAW Gegevens

Hieronder wordt verstaan:

Naam- en adresgegevens
E-mailadres(sen)
Telefoonnummer(s)
IP-adres

Bij een bedrijfsaanvraag eveneens:

Bedrijfsgegevens
Uittreksel KvK

Uw rechten

Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heeft u als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen u hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen.

U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vermoedt dat wij uw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.

Inzagerecht

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben.

Rectificatierecht

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. Aangezien de verantwoordelijkheid van de integriteit van de persoonsgegevens bij u ligt, dient u de wijziging via de daarvoor bedoelde instellingenformulier door te geven. Na verwerking van de wijziging ontvangt u een bevestiging van de wijziging op het bij ons bekende e-mailadres.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens tot u de beperking opheft niet langer worden verwerkt.

Recht op overdraagbaarheid

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over u die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt.

Recht op gegevenswissing / vergetelheid

Het recht van gegevenswissing is het recht op verwijdering van gegevens wanneer er geen goede reden (meer) is om de gegevens nog langer te verwerken.

In het geval van PriServices BV of de daaraan gelieerde ondernemingen zijn wij beperkt in het naleven van het recht op wijziging van gegevens. U kunt alleen een beroep doen op dit recht als u de overeenkomst beëindigt of als deze al is beëindigd. Eerder kan niet, omdat wij de persoonsgegevens nog nodig hebben voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verstrekt.

De volgende gegevens zullen wij na het opzegtermijn nog 7 jaar bewaren i.v.m. de belastingwetgeving:

– Facturen

Recht van bezwaar en overige rechten

U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door of in opdracht van PriServices BV of één van haar gelieerde bedrijven of diensten. Wanneer u bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van uw bezwaar. Is uw bezwaar gegrond dan zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan u ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken. Een gevolg hiervan is dat de dienstverlening niet langer kan worden voortgezet.

U heeft bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen (direct marketing). PriServices BV en haar gelieerde bedrijven en diensten verwerken uw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Bent u van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacyzaken.

Wijzigingen in de privacyverklaring

PriServices BV behoudt zich het recht voor om de privacyverklaring op ieder moment te wijzigen. Op deze pagina vindt u altijd de nieuwste versie ervan. Indien de nieuwe privacyverklaring gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens over u verwerken, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen via een nieuwsbericht in het PriPortal en/of per email en/of push notificatie.

Contactgegevens

PriServices BV

Hoofdkantoor: Keurenplein 41, 1069CD Amsterdam

Administratie: Ambachtsweg 85, 2641KW Pijnacker

T +31 (0)85-3013777

E privacy@prigroup.eu

Versie 1.2 (laatste wijziging 01-01-2024)