PriServices – Gezamenlijk Privacy Beleid
Inhoud
Algemeen
– PriServices
– Toepasselijkheid
Over de gegevensverwerking
– Algemeen
– – Nieuwsbrief
– – Het website contactformulier
– – Support ticket
– – Beveiliging van de gegevens
– – Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek
– – Op verzoek verwijderen van gegevens
– Controle identiteit
– Controle rechtspersoon
– Gegevens voor post- en/of pakketverwerking
– Overige gegevens die worden vastgelegd
Uw rechten
– Inzagerecht
– Rectificatierecht
– Recht op beperking van de verwerking
– Recht op overdraagbaarheid
– Recht op gegevenswissing / vergetelheid
– Bewaartermijnen
– Recht van bezwaar en overige rechten
Algemeen
PriServices B.V. (PriServices) hecht veel belang aan uw privacy. Wij streven ernaar een dienstverlening van hoge kwaliteit te leveren, waarbij betrouwbaarheid één van de belangrijkste prioriteiten is. Bij het ontwerpen van onze diensten en producten is veel aandacht besteed aan privacy maatregelen en dataminimalisatie.
PriServices
Deze privacyverklaring is van toepassing op PriServices en op alle aangesloten PRI-diensten en hun handelsnamen. Deze omvatten:
- PriServices B.V.
- PriPost B.V.
- PriOffice B.V.
- PriParcel B.V.
- PriCompliance
- PriTelecom
- Trusted Verifications
- PriPortal
De aangesloten ondernemingen van PriServices zijn conform de AVG gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. De (administratieve) verwerking van uw persoonsgegevens vindt plaats in het online portaal (www.priportal.eu). AgileGrowth Solutions LLC-FZ (AGS) is als eigenaar en leverancier van het portaal en de daarin aangeboden diensten technisch verantwoordelijk voor de veiligheid van de opgeslagen gegevens. Om de hoogst mogelijke veiligheid en privacy te waarborgen bevindt AGS zich op dit moment in een ISO-certificeringstraject waarmee het de doelstelling is dat de software die door AGS wordt geleverd en door PriServices en de aan haar gelieerde diensten wordt gebruikt in december 2024 ISO 27001 en 27701 gecertificeerd zullen zijn.
Persoonsgegevens worden opgeslagen bij Europese hostingproviders. Met hen is een verwerkersovereenkomst afgesloten om ook via die weg de veiligheid qua opslag van persoonsgegevens te garanderen. Bij de keuze van de hosting providers zijn eisen gesteld voor wat betreft veiligheid en privacy waar ze aan voldoen. Zo is er gesteld dat deze providers minimaal ISO 27001 gecertificeerd dienen te zijn.
Door de gezamenlijke administratieve verwerking van de persoonsgegevens in het online portaal vindt onderlinge gegevensuitwisseling plaats tussen de aangesloten ondernemingen van PriServices.
PriServices en aan haar gelieerde bedrijven en diensten delen op geen enkele wijze gegevens met derden dan beschreven in dit Gezamenlijk Privacybeleid. Zo hebben wij procedures die uitsluiten dat persoons- , adresgegevens en/of andere data van een Accounthouder gedeeld kunnen worden met iemand die hier telefonisch, schriftelijk of digitaal om vraagt. Uw persoonlijke gegevens zijn alleen zichtbaar voor gescreende medewerkers verbonden aan PriServices. Een uitzondering hierop is wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Toepasselijkheid
Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van de websites en de dienstverlening van de bedrijven binnen PriServices. De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is 25-05-2018, met het verschijnen van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies. In deze privacyverklaring wordt beschreven welke gegevens over u door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden worden gedeeld.
Ook leggen wij u uit hoe wij uw gegevens opslaan, hoe wij uw gegevens beschermen tegen misbruik en welke rechten u heeft met betrekking tot de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt. Indien u vragen heeft over onze privacyverklaring kunt u contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken, de contactgegevens vindt u aan het einde van de privacyverklaring.
Algemeen
Een aantal processen zijn uniform voor alle aangesloten ondernemingen van PriServices. Deze worden hieronder beschreven. Ook wordt beschreven wanneer er specifieke verwerkingen zijn voor een individuele dienst. In dit statement is een overzicht opgenomen van de persoonsgegevens die worden verwerkt, door welk bedrijf voor zover dit niet PriServices of één van haar gelieerde bedrijven betreft, voor welk doel de gegevens worden vastgelegd, wanneer deze worden verwijderd en in het geval dit gebeurd, met wie deze worden gedeeld.
Nieuwsbrief
De nieuwsbrieven worden verzonden via Active Campain en/of Mailjet. Hiervoor gebruiken wij de naam en het e-mailadres die bij u als Accounthouder bekend zijn. U kunt zich op elk moment afmelden voor de nieuwsbrief. Dit kunt u doen door onderaan de e-mails op ‘uitschrijven’ of ‘uitloggen’ te klikken.
Ook is het mogelijk om je als niet-klant te abonneren op de nieuwsbrief, bijvoorbeeld wanneer je gebruik wilt maken van een korting of wanneer je op de hoogte wilt blijven. Ook dan is het op ieder moment mogelijk om je af te melden door onderaan de e-mails op ‘uitschrijven’ of ‘uitloggen’ te klikken. Als niet-klant worden uw gegevens voor niets anders gebruikt dan voor de nieuwsbrief.
Het website contactformulier
Als u gebruik maakt van het contactformulier op één van de diensten websites, worden de ingevulde gegevens uitsluitend gebruikt om de vraag te beantwoorden en contact met u op te nemen. Direct nadat het contact heeft plaatsgevonden worden deze gegevens verwijderd doch uiterlijk binnen 14 dagen.
Support ticket
Wanneer u gebruik maakt van het support ticket formulier in het portaal worden de ingevulde gegevens uitsluitend gebruikt om de vraag te beantwoorden en contact met u op te nemen. Deze gegevens wordt opgeslagen in de leverancier van het support platform (FreshDesk). Met Freshdesk is een verwerkersovereenkomst afgesloten die er voor zorgt dat gegevens vertrouwelijk worden behandelend en niet voor andere doeleinden kunnen worden gebruikt.
Beveiliging van de gegevens
PriServices en aan haar gelieerde bedrijven en diensten besteden vanwege de aard van de dienstverlening en het vertrouwen dat zij in hun dienstverlening moeten kunnen stellen grote zorg aan de technische en organisatorische vormen van beveiliging van uw gegevens. Zo zijn er goede, transparante afspraken gemaakt met de partijen die toegang hebben tot gegevens op het gebied van vertrouwelijkheid, bewaartermijn en samenwerking. Daarnaast worden de gegevens versleuteld opgeslagen en zijn er diverse beleidsdocumenten voor medewerkers om de veiligheid van de informatie te garanderen.
Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek
In voorkomende gevallen kan PriServices of aan haar gelieerde ondernemingen op grond van een wettelijke verplichting gehouden zijn uw gegevens te delen in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van de overheid. In een dergelijk geval zijn wij genoodzaakt uw gegevens te delen. Wij zullen u hiervan op de hoogte stellen, binnen de mogelijkheden die de wet ons biedt.
Op verzoek verwijderen van gegevens
Als Accounthouder kunt u verzoeken om verwijdering van uw account. Op het moment van verwijdering worden alle persoonsgegevens verwijderd overenkomstig het gestelde in deze privacy policy, tenzij er een wettelijke bepaling bestaat die dit verbiedt (WWFT en fiscale bewaarplicht).
Controle identiteit
PriServices en aan haar gelieerde bedrijven bieden diverse diensten aan waarbij er een wettelijke verplichting bestaat om de identiteit van haar klanten te verifiëren. Voor PriServices en aan haar gelieerde ondernemingen en diensten wordt de verificatie verzorgd door PriCompliance en/of Trusted Verifications. Dit gebeurt aan de hand van een kopie van uw identiteitsbewijs, die door derden wordt gecontroleerd op echtheid (gestolen, vermist, ongeldig, ingetrokken etc.). Ook vinden verplichte controles plaats in het kader van de WWFT. Hiervoor worden gegevens gekopieerd en opgeslagen. Met de derde partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten om de veiligheid en privacy van de persoonsgegevens te garanderen.
De benodigde gegevens die noodzakelijk zijn voor de controle van de identiteit en worden vastgelegd:
- Soort document
- Volledige namen
- Geboortedatum
- Sexe
- Datum van afgifte ID document
- Geldigheidsdatum ID document
- Uitgevende instantie ID document
- Documentnummer
- Nationaliteit
- Kopie van het ID document
Controle rechtspersoon
In het geval van een rechtspersoon dient PriServices aanvullende gegevens vast te leggen. Deze omvatten:
- Bedrijfsnaam
- KvK nummer
- BTW nummer
- Soort rechtspersoon
- Uittreksel KvK
Afhankelijk van de soort rechtspersoon dient door PriServices, en/of de aan haar gelieerde bedrijven, eveneens de UBO’s te worden vastgelegd en gecontroleerd. Hiervoor worden per UBO dezelfde ID document gegevens opgeslagen als vermeld onder ‘Controle Identiteit’. Daarnaast worden tevens de volgende gegevens vastgelegd:
- Percentage direct aandeel in de rechtspersoon
- Percentage indirect aandeel in de rechtspersoon
- Feitelijke controle van de rechtspersoon
Gegevens voor post- en/of pakketverwerking
Indien een dienst voor post- en/of pakketverwerking door de accounthouder is afgenomen zal door PriServices en/of aan haar gelieerde bedrijven de volgende gegevens worden vastgelegd om deze dienst te kunnen uitvoeren:
- Voor en achternaam ontvanger
- Geadresseerden
- Adresgegevens
PriServices en/of PriPost zijn niet verantwoordelijk voor persoonsgegevens die in de post van de Accounthouder voorkomen. Wij verwerken immers de post en niet de (persoons)gegevens die eventueel in deze brieven vermeld staan. Deze verwerking valt dan ook niet onder de definitie van “Verwerking” zoals beschreven in de AVG.
Er kunnen zich echter gevallen voordoen waarbij PriPost de verwerker is van de persoonsgegevens die vermeld staan in de post van de Accounthouder. Dit is het geval wanneer de Accounthouder kiest voor de scanservice, waarbij persoonsgegevens in een PDF kunnen worden opgeslagen. Ook deze manier van bewaren valt onder de definitie van verwerking volgens de AVG. PriPost haalt echter op geen enkele wijze gegevens uit de scans van de Accounthouder anders dan datgene dat noodzakelijk is voor de sortering van de post. Sortering van de post gebeurt voor het grootste gedeelte op geautomatiseerde waarbij door middel van geavanceerde tekstherkenning de post wordt gesorteerd voor de juiste Accounthouder. De software gebruikt hiervoor gegevens uit de brief waaronder de adressering. Deze gegevens worden opgeslagen om de herkenning te optimaliseren.
De Accounthouder bepaalt dus hoe zijn post wordt verwerkt en kan dit ook wijzigen. Het is daarom niet mogelijk voor PriPost om met iedere klant die voor de scandienst kiest een individuele Verwerkersovereenkomst te sluiten. Om die reden is in de Algemene Voorwaarden een clausule opgenomen waarin wordt beschreven dat wanneer de Accounthouder kiest voor de scandienst, de Algemene Verwerkersovereenkomst automatisch in werking treedt.
De Algemene Verwerkersovereenkomst kunt u vinden via de volgende link:
https://www.pripost.eu/download/algemene-verwerkersovereenkomst-PriPost.pdf
Overige gegevens die worden vastgelegd
Naast de hierboven genoemde gegevens worden er nog een aantal noodzakelijk gegevens opgeslagen. Hieronder vindt u welke gegevens dit zijn en de reden.
Voor de communicatie met u als klant:
- Telefoonnummer(s)
- E-mailadres(sen)
Voor toegang tot het online klantenportaal :
- Gebruikersnaam
- IP-adres
Voor automatische incassering:
- IBAN rekeningnummer
Voor bedrijfstechnische- en automatiseringsredenen:
- Gebruikt platform
- Merk & type device
- ID device
- Push token
Signaleringslijst
Om te voorkomen dat klanten één of meerdere van onze diensten herhaaldelijk kan gebruiken voor doeleinden die niet wettelijk zijn toegestaan en om te voorkomen dat iemand bij een ontstane schuld een nieuw account kan openen wordt door PriServices een signaleringslijst bijgehouden. De bewaartermijn op deze lijst is niet langer dat de wettelijk bepaalde termijn. De gegevens op deze lijst omvatten de volgende gegevens:
- IP adres(sen)
- Achternaam accounthouder
- E-mail adres
- ID bewijs nummer
Inzagerecht
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben.
Rectificatierecht
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. Aangezien de verantwoordelijkheid van de integriteit van de persoonsgegevens bij u ligt, dient u de wijziging via de daarvoor bedoelde instellingenformulier door te geven. Na verwerking van de wijziging ontvangt u een bevestiging van de wijziging op het bij ons bekende e-mailadres.
Recht op beperking van de verwerking
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens tot u de beperking opheft niet langer worden verwerkt.
Recht op overdraagbaarheid
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over u die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt.
Recht op gegevenswissing / vergetelheid
Het recht van gegevenswissing is het recht op verwijdering van gegevens wanneer er geen goede reden (meer) is om de gegevens nog langer te verwerken.
In het geval van PriServices of de daaraan gelieerde ondernemingen zijn wij beperkt in het naleven van het recht op wijziging van gegevens. U kunt alleen een beroep doen op dit recht als u de overeenkomst beëindigt of als deze al is beëindigd. Eerder kan niet, omdat wij de persoonsgegevens nog nodig hebben voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verstrekt.
Bewaartermijnen
Direct na het beëindigen van een de dienst en het sluiten van het account door de accounthouder worden de volgende gegevens direct verwijderd:
- Bankrekeningnummer
- Gebruikersnaam
Uiterlijk één jaar nadat er geen diensten meer actief zijn wordt het account automatisch gesloten en alle gegevens verwijderd met uitzondering van de gegevens die hieronder zijn vermeld.
Een accounthouder wordt op de hoogte gebracht van het feit dat zijn account wordt gesloten middels email en/of een push melding. De klant kan ervoor kiezen zijn account actief te houden door in te loggen op zijn account en dit aan te geven. Indien de klant dit initieert worden zijn gegevens niet verwijderd en wordt het sluiten van zijn account met een jaar uitgesteld. De accounthouder dient dus zelf jaarlijks aan te geven dat hij zijn account wenst te behouden en geeft daarmee toestemming dat PriServices en de aan haar gelieerde bedrijven de persoonsgegevens als bedoeld in deze Privacy Verklaring te bewaren.
Indien de accounthouder een dienst gebruikt of gebruikt heeft waarvoor een wettelijke verplichting bestaat tot een ID controle, zijn wij verplicht de volgende gegevens tot 5 jaar na beëindiging van de dienst te bewaren:
- Volledige namen
- Adres en woonplaats
- Bedrijfsgegevens
- Uittreksel KvK
- UBO verklaring
- Soort document
- Geboortedatum
- Datum van afgifte
- Geldigheidsdatum
- Uitgevende instantie
- Documentnummer
- Nationaliteit
- kopie document
Hierna is er geen reden meer om deze gegevens te bewaren en zullen derhalve geautomatiseerd worden verwijderd, tenzij deze nodig zijn voor andere diensten van PriServices.
Voor de navolgende gegevens geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar:
- Facturen
Recht van bezwaar en overige rechten
U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door of in opdracht van PriServices of één van haar gelieerde bedrijven of diensten. Wanneer u bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van uw bezwaar. Is uw bezwaar gegrond dan zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan u ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken. Een gevolg hiervan is dat de dienstverlening niet langer kan worden voortgezet.
U heeft bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen (direct marketing). PriServices en haar gelieerde bedrijven en diensten verwerken uw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Bent u van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacyzaken.
Wijzigingen in de privacyverklaring
PriServices behoudt zich het recht voor om de privacyverklaring op ieder moment te wijzigen. Op deze pagina vindt u altijd de nieuwste versie ervan. Indien de nieuwe privacyverklaring gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens over u verwerken, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen via een nieuwsbericht in het portaal en/of per email en/of push notificatie.
Contactgegevens
PriServices B.V.
Hoofdkantoor: Laan van Waalhaven 139a, 2497KG Den Haag (NL)
T +31 (0)85-3013777
E privacy@priservices.eu
Versie 1.3 (laatste wijziging 22-10-2024)